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Gestione Informatica Integrata dell'Appalto
La piattaforma informatica Legolas è un’unica Applicazione Web completamente online
per l’osservanza dei protocolli di trasparenza e legalità nel caso di bandi pubblici e appalti.
Protocollo di legalità
Monitoraggio Finanziario Grandi Opere
Filiera dei Contratti
Anagrafiche Integrate
Settimanale di Cantiere
Archiviazione Documentale
La Piattaforma Informatica
Efficace per garantire la trasparenza sul lavoro dei soggetti attuatori delle opere e degli incarichi, permette agli Enti di Controllo preposti la possibilità di effettuare controlli sulle Assegnatarie anche direttamente nei cantieri.
Erogata in modalità web sicura essa è multi affidataria/assegnataria, multi appalto (CIG-CUP) e collega in modo integrato i soggetti controllori e controllati che prendono parte al processo di esecuzione dei contratti, attraverso maschere dedicate per l’informatizzazione completa delle informazioni da gestire.
Legolas permette di operare facilmente in conformità ai Protocolli di Legalità e Trasparenza, adempimenti sempre più imprescindibili nelle commesse pubbliche, sia per le Pubbliche Amministrazioni che per i Soggetti che con le stesse devono interfacciarsi dal punto di vista degli appalti e delle forniture, quali Concessionarie, General Contractors, Fornitori, Appaltatori.
Legolas risponde in maniera puntuale a ciascuno degli adempimenti previsti dalle disposizioni del Protocollo di Legalità e dalla Gestione delle Pratiche Autorizzative, oltre a includere funzioni integrate di Monitoraggio Finanziario delle Grandi Opere e collegamento alla gestione e al controllo dell’accesso ai cantieri per il monitoraggio di maestranze e mezzi.
Legolas è un sistema informativo digitale condiviso tra le imprese assegnatarie e tutti i soggetti interessati ai processi in grado di raccogliere e gestire in maniera sicura e centralizzata ogni informazione, rendendola disponibile in tempo reale.
Classifica i documenti in modo semplice e veloce tramite tipologie e tag personalizzabili secondo le proprie esigenze. Ciascun documento viene inserito e aggiornato in un solo punto per poi essere richiamato più volte.
La facilità di reperimento della documentazione fa di Legolas uno strumento che semplifica e velocizza le operazioni di auditing, il processo di valutazione e controllo pianificato del sistema, per assicurarsi della sua qualità nel tempo.
Grazie a Legolas si può dimostrare di aver messo in atto un processo di controllo e monitoraggio efficace attraverso l’automatizzazione di flussi, compiti e scadenze. Tutto ciò prova la volontà di voler rispettare le regole previste dai Protocolli di Legalità e non carica di responsabilità le figure coinvolte nella fase di controllo.
Il sistema consente anche di risparmiare risorse e ridurre i tempi di esecuzione grazie a un processo automatizzato di gestione che diminuisce il numero di figure necessarie al controllo, riducendo notevolmente le possibilità di errori e dimenticanze.
Legolas è adattabile e configurabile per la gestione di diverse tipologie di processi e organizzazione di documenti, permette la personalizzazione dei meccanismi di alert e la progettazione delle funzioni automatiche.
Nella fase di controllo di operatori e mezzi per attività cosiddette “sensibili” è possibile controllare rapidamente la documentazione relativa agli operatori, alle maestranze e ai mezzi, in termini di corsi di formazione, abilitazioni, certificazioni, tarature, ecc.
La registrazione continua delle anagrafiche delle imprese, del personale e dei mezzi impiegati, che grazie all’interfaccia web è possibile effettuare da qualsiasi postazione tramite computer o dispositivo mobile, costituisce un’importante e fondamentale BANCA DATI, altrimenti detta Anagrafe degli Esecutori, in cui vengono archiviate tutte le informazioni utili ai controlli da parte delle Prefetture e dagli Organismi di controllo e Vigilanza.
Specifiche Principali della Piattaforma
- Gestione completamente web, multipiattaforma e utilizzabile con browser web via protocollo sicuro (https).
- Gestione utenti multilivello con filtro di visualizzazione maschere per livello utente.
- Workflow di processo con emissione allarmi via email, via pec e via interfaccia; gestione automatica e manuale dell’avanzamento di stato; sistema di invio posta elettronica e pec integrato.
- Interfacciamento automatico con le piattaforme istituzionali.
- Archiviazione in modo completo delle copie digitali (qualsivoglia tipo di file) di tutti i documenti cartacei prodotti durante la realizzazione dell’opera e recuperarli in tempo reale con una ricerca multidirezionale.
- Documenti inerenti la qualifica dell’operatore economico.
- Documenti identificativi della manodopera, con i relativi attestati professionali ed idoneità mediche;
- Archivio dei documenti relativi ai mezzi, le assicurazioni necessarie e i certificati di proprietà.
- Documenti di scambio/informativa con gli organi competenti.
- Gestione contratti e assegnazione automatica della codifica relativa, compresi atti aggiuntivi. Tutte le informazioni riguardanti i contratti di appalto e subappalto vengono memorizzate in piattaforma al fine di renderli disponibili per reportistiche di carattere generale, ricerca e controllo e favorire la piena trasparenza dell’operato e degli operatori coinvolti verso gli Organi Istituzionali.
- Visione immediata della filiera degli operatori economici.
- Gestione completa della Tracciabilità Flussi Finanziari con indicazione dei conti correnti utilizzati per i pagamenti e soggetti autorizzati Monitoraggio Grandi Opere (M.G.O.) con estrazione file DIPE;
- Gestione Pratiche Autorizzative;
- Gestione Pratiche Antimafia con lo specifico obiettivo di migliorare lo scambio di informazioni e documenti necessari per i controlli e le verifiche antimafia.
- La documentazione antimafia viene inoltrata con pec tramite piattaforma e gli Operatori addetti della Prefettura hanno immediata visibilità delle istanze e relativi allegati;
- In piattaforma resta una panoramica chiara e precisa su tutta la documentazione messa a disposizione;
- Generazione e gestione completa del Bisettimanale e del Settimanale di Cantiere con relativi I/O verso i sistemi di rilevazione presenze in modo completamente automatico;
- Tramite il settimanale di cantiere la piattaforma consente di avere le informazioni che competono tutte le attività di cantiere:
- Attività svolte con indicazione dell’impresa realizzatrice.
- Descrizione dell’attività/avanzamento realizzato.
- Dettaglio delle persone e dei mezzi presenti, con l’indicazione dell’impresa di appartenenza.
- Accesso dei subappaltatori in un’area web dedicata per la conferma automatica di maestranze e mezzi senza l’utilizzo di file esterni.
- In piattaforma resta una panoramica chiara e precisa su tutta la documentazione messa a disposizione;
- Mail periodiche segnalano le scadenze dei termini previsti in caso di “silenzio/assenso”;
- Tutti i procedimenti rimangono visibili per tutta la durata dei lavori e non possono essere modificati una volta che l’iter è ultimato;
- Gestione Verifiche sussistenza requisiti di ordine generale;
- Gestione Verifiche di Idoneità Tecnico Professionale;
- Gestione Verifiche di Sicurezza per idoneità Maestranze e Mezzi;
- Gestione valutazioni del C.S.E. sulla congruità oneri di sicurezza relativi alle prestazioni affidate in subappalto;
- Gestione valutazioni del Direttore dei Lavori sui prezzi del contratto di subappalto;
- Archiviazione Notifica preliminare R.L.;
- Archivio Documentale CSE;
- Archivio Documentale generale;
- Riepilogativo processi e analisi istanze;
- Reportistica antimafia, istanza autorizzativa, notifica preliminare;
- I/O massivo in formato xls o pdf.
Ai fini dell’applicazione delle disposizioni contenute nei PROTOCOLLI DI LEGALITÀ, con la Piattaforma si è data particolare attenzione agli aspetti riguardanti i dati richiesti per la Costituzione Banca Dati Anagrafe Esecutori e in particolare:
- Anagrafica del soggetto d’impresa o dell’operatore economico con la documentazione relativa;
- Tipologia e importo del contratto/subcontratto/subappalto con relativa filiera;
- Modifiche intervenute nell’assetto societario o gestionale del soggetto imprenditoriale ed al Direttore Tecnico;
- Eventuale risoluzione/rescissione del contratto / subcontratto / subappalto;
- Tracciabilità dei flussi finanziari connessi alla realizzazione dell’opera;
- Anagrafica Lavoratori con rispettiva qualifica professionale per il rispetto dei diritti derivanti dal CCNL, dalla legislazione sociale e della sicurezza ed informazioni relative al percorso formativo;
- Dati relativi alla somministrazione di manodopera, sia come Lavoratori dipendenti sia come parasubordinati o con Partita IVA, anche senza lavoratori dipendenti;
- Documentazione mezzi per la verifica della proprietà e rispettiva idoneità;
- Fasi di esecuzione dei lavori dei Soggetti che realizzano l’opera;
- Inserimento tramite il Referente di Cantiere del report settimanale (cosiddetto “Settimanale di Cantiere;
- Condizioni di sicurezza del Cantiere;
La Piattaforma in Sintesi
- Offre un archivio elettronico sicuro e accessibile per tutti i documenti
- Segnala automaticamente le scadenze e i documenti mancanti
- Traccia in modo dettagliato le variazioni e le validazioni
- Conserva ogni passaggio di stato nell’archivio interno
- Avvisa automaticamente via email con allarmi configurabili
- Aggiorna trasversalmente e in modo automatico tutti i dati modificati
- Permette la collaborazione attiva e proficua tra tutti i soggetti interessati
- Consente un reale controllo sul governo dei diversi processi
- Permette una riduzione importante degli errori e delle dimenticanze
- Evita il rischio di incoerenze e di duplicazioni dei dati inseriti
- Permette la gestione della documentazione dei fornitori controllando scadenze e adempimenti
Pratiche
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Anagrafiche
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Documenti
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Avvisi e allarmi
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Errori evitati
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Costi di gestione ridotti
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Dicono di Noi
Con la Piattaforma Legolas viene favorito lo scambio delle informazioni tra tutti gli attori coinvolti, specialmente verso le Prefetture e gli Organismi di Controllo e Vigilanza, al fine di consentire le opportune verifiche antimafia, riducendo i tempi di comunicazione, velocizzando lo scambio di informazioni e semplificando le modalità di accesso ai contenuti e ai confronti tra i dati registrati nella banca dati.
La Stazione Appaltante e gli utilizzatori degli Enti di Controllo
Con l’adozione della piattaforma è ora possibile registrare e archiviare tutte le informazioni riguardanti la realizzazione dell’opera, nel pieno rispetto dei doveri previsti dalle normative vigenti e dai Protocolli di Legalità siglati. Abbiamo definitivamente risolto il problema del proliferare di file esterni e di un uso indiscriminato di messaggi di posta elettronica e PEC.
Gli utilizzatori della filiera Appaltatore-Affidataria-Subappaltatore
Grazie alla nostra collaborazione con Committenti di Opere Pubbliche della Provincia di Milano e la successiva esperienza maturata con altri Committenti italiani, abbiamo realizzato una piattaforma informatica per la gestione e lo scambio di informazioni relative ad appaltatori e subappaltatori nei confronti delle Stazioni Appaltanti ai fini dell’applicazione delle disposizioni contenute nei Protocolli di Legalità sottoscritti con le Prefetture Competenti, oltre alle funzioni integrate di Monitoraggio Finanziario delle Grandi Opere (MGO) e il collegamento alla gestione e al controllo dell’accesso ai Cantieri (per singola WBS e Contratto).
Ing. Enrico Giuriolo – Titolare di SGI Servizi Informatici
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